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Die elektronische Signatur

Die handschriftliche Unterschrift wird bei digitaler Angebotsabgabe - falls von der Vergabestelle gefordert - durch eine elektronische Signatur ersetzt.
Es gibt zwei Arten der elektronischen Signatur, mit der digitale Angebot rechtsgültig signiert werden können: Die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur bzw. das elektronische Siegel.

Signaturarten bzw. Signaturniveau:

  • Fortgeschrittene elektronische Signatur:
    Eine natürliche Person (Anwender/in) beantragt bei einem TrustCenter (authorisierter Zertifikatsaussteller) mittels online-Antrag und Kopie des Personalausweises eine fortgeschrittene elektronische Signatur. Der Zertifikatsaussteller sendet der Antrag stellenden Person eine Zertifikats-Datei und zusätzlich eine PIN zu. Der/die Anwenderin speichert diese Datei auf dem Rechner (oderer auf mehreren), auf dem elektronische Dokumente signiert werden sollen. Im Bietercockpit wird dann während der Angebotsabgabe der Pfad zur Datei abgefragt (inklusive dauerhafter Speicherung) und in einem Dialogfenster die Eingabe der PIN ermöglicht.
    Allgemeiner Hinweis: Die fortgeschrittene elektronische Signatur ersetzt nicht die handschriftliche Unterschrift (nicht urkundentauglich), kann aber zur Unterzeichnung digitaler Angebote verwendet werden.

  • Qualifizierte elektronische Signatur:
    Eine natürliche Person (Anwender/in) beantragt bei einem TrustCenter (authorisierter Zertifikatsaussteller) mittels online-Antrag und Kopie des Personalausweises eine qualifizierte elektronische Signatur. Zusätzlich muss hier nun aber auch der Nachweis einer Legitimationsprüfung beigefügt werden. Eine solche Identitätsfestellung führt z.B. die Post (auch online) durch, das sogenannte Postident-Verfahren. Der Zertifikatsaussteller sendet der Antrag stellenden Person eine Signatur-Karte, die das Zertifikat/den Zertifikatsschlüssel in einem Chip enthält, und zusätzlich eine PIN zu. Der/die Anwenderin benötigt zum Auslesen des Zertifikats ein mit dem Rechner verbundenes Kartenlesegerät, um elektronische Dokumente zu signieren. Im Bietercockpit kann dann während der Angebotsabgabe in einem Auswahldialog das angeschlossene Kartenlesegerät ausgewählt und die Karte ausgelesen werden. Die PIN wird über das Kartenlesegerät eingeben.
    Allgemeiner Hinweis: Die qualifizierte elektronische Signatur ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

  • Elektronisches Siegel/elektronischer Stempel:
    Das Siegel ersetzt nicht die handschriftliche Unterschrift einer natürlichen Person, sondern ist der Herkunftsnachweis einer juristischen Person (z.B. Firma) und kann ebenfalls als Signatur für die elektronische Angebotsabgabe verwendet werden.

Bei der Angebotsabgabe zu beachten:
  • Die Angebotsdateien werden nicht einzeln signiert, sondern als komplettes Paket während des Abgabeprozesses durch die im Bietercockpit intergrierte Signatursoftware.
  • Die Vergabestelle gibt das Signaturniveau (Signaturarten) vor. Nur diese können für die Angebotsabgabe auch gewählt werden. Das Signaturniveau ist im Formblatt "Aufforderung zur Angebotsabgabe" -sofern vorhanden- ersichtlich.
    • Europaweite Verfahren (z.B. Auftragsbekanntmachung): Die Vergabstelle ist i.d.R. verpflichtet eine Angebotsabgabe in "Textform" zuzulassen, d.h. das Angebot wird elektronisch aus dem Bietercockpit an die Vergabestelle übermittelt, die Angebotsdateien müssen jedoch nicht elektronisch (auch nicht handschriftlich) signiert werden. Allerdings ist in einem elektronisch übermittelten Angebot in Textform der Name der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, anzugeben (einzutragen). Elektronische Signaturen können zusätzlich zugelassen sein. Merke: Angebote in Papierform müssen bei europaweiten Verfahren seit 18.10.2018 ausgeschlossen werden, da hier nur elektronische Angebotsabgabe zugelassen ist.
    • Nationale Verfahren: Die Vergabestelle kann in elektronischen Verfahren nach eigenem Ermessen i.d.R. elektronische Angebote wie auch Angebote in Papierform zulassen. Sie ist gehalten, für elektronische Angebote die Abgabe in "Textform" zu ermöglichen, kann jedoch nach Einzelfallprüfung eine elektronische Signatur (fortgeschrittene und/oder qualifizierte elektronische Signatur) fordern. Angebote in Papierform sind unabhängig vom geforderten Signaturniveau für die elektronische Angebotsabgabe immer handschriftlich zu unterschreiben. Aber: Die Wahlfreiheit der Vergabestelle, Papierangbote zuzulassen, gilt nicht für alle Verfahren, die nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) ausgeschrieben werden.
    • Bitte grundsätzlich beachten: Die Einreichung eines elektronischen Angebotes erfolgt IMMER über die Bearbeitung und Absendung im Bietercockpit. Angebote dürfen NICHT per E-Mail versendet werden auch nicht parallel zur Angebotsabgabe über das Bietercockpit.


Weiterführende Links

Im AI-Bietercockpit unterstütze Signaturkarten und Kartenlesegeräte hier

Zertfikatsanbieter fortgeschrittene elektronische Signatur, Personenzertifikate (kein Anspruch auf Vollständigkeit):


Zertfikatsanbieter qualifizierte elektronische Signatur (kein Anspruch auf Vollständigkeit):
Zertfikatsanbieter elektronisches Siegel (kein Anspruch auf Vollständigkeit):
Bezug von Kartenlesegeräte (kein Anspruch auf Vollständigkeit):